Инвойс является основным коммерческим сопроводительным документом, следующим с грузом и к его формированию и проверке нужно отнестись с большой ответственностью. Рассматривается именно инвойс, выставляемой Вашим контрагентом. Казалось бы, это его задача, но как правило, в нем допускается масса ошибок, некоторые из которых могут повлечь непредсказуемые финансовые риски и последствия для Импортера. Поэтому мы настоятельно рекомендуем, как минимум, проверять этот документ ДО отправки груза, а в некоторых случаях полезно подготовить его самостоятельно, где Продавец присвоит номер/дату и проставит подпись и печать.

Инвойс должен быть выставлен только Продавцом, с которым у Вас заключен Контракт ВЭД и должен содержать:

Наименование документа, номер и дату

Сведения о Продавце и Грузоотправителе, их адреса. Если они являются одним лицом, то сведения о Грузоотправителе можно не заполнять. Однако часто, особенно при формировании сборных отправок в адрес одного получателя, нужно назначить единого отправителя и в этом случае они могут различаться. Нужно обратить внимание, каким образом Грузоотправитель указан в Контракте и в случае разночтений – внести соответствующие правки оформлением дополнительного соглашения.

Сведения о Покупателе и Грузополучателе, их адреса. Если они являются одним лицом, то сведения о Грузополучателе можно не заполнять. В случае поставок по железной дороге Грузополучателем может быть только лицо, имеющее договорные отношения с РЖД или Трансконтейнер. Нужно обратить внимание, каким образом Грузополучатель указан в Контракте и в случае разночтений – внести соответствующие правки оформлением дополнительного соглашения.

Сведения о номере и дате контракта, возможно даже номера спецификации в случае большого объема однородных поставок.

Сведения об условиях поставки согласно Инкотермс 2010/2020

Желательно указание условий оплаты и банковских реквизитов получателя платежа (под таблицей товаров в образце).

Табличная часть содержит сведения о товаре. Основными из которых являются:

Наименование товара

Марки, модели, артикулы

Код ТН ВЭД (желательно указывать код ЕАЭС, а не Экспортера, т.к. в разных странах коды могут отличаться на уровне нескольких последних знаков, что может привести к задержкам при оформлении транзита или прохождения границы)

Количество товара и единица измерения

Цена единицы товара и валюта цены.

Стоимость товара и валюта стоимости.

Общая, итоговая стоимость товара по Инвойсу и валюта стоимости, должна совпадать с указанной в Вашем предварительном счете на оплату (Инвойс-проформе) и Спецификации к Контракту ВЭД, также рекомендуем сверить цифры с банковскими платежными поручениями, проведенными оплатами за ожидаемую товарную партию.

Инвойс должен быть подписан уполномоченным лицом организации Продавца, при наличии печати она должна быть проставлена.

Инвойс часто составляется на иностранном языке. Таможенный орган на любом из мест предъявления может потребовать перевод. Мы рекомендуем, по возможности, сразу формировать двуязычный документ.

Рекомендуем сверить Банковские реквизиты получателя платежа в Инвойс-проформе и Инвойсе коммерческом с указанными в Вашем Контракте ВЭД.